Quản lý hợp đồng lao động và lương giáo viên mầm non gọn gàng

Nhân sự ở trường mầm non tư thục biến động khá nhiều: giáo viên thử việc, bảo mẫu làm theo mùa, cấp dưỡng thay đổi giữa năm. Mỗi thay đổi kéo theo một hợp đồng, một mức lương và một ngày hết hạn. Nếu các thông tin này chỉ nằm trong tủ hồ sơ, chủ trường rất dễ quên gia hạn, còn giáo viên thì không chắc mình đang được tính lương theo mức nào.

Một cách quản lý gọn gàng không cần phức tạp: lưu đúng chỗ, nhắc đúng lúc, và cho mỗi người xem đúng phần của mình.

Hồ sơ nhân sự nên tách khỏi hồ sơ hợp đồng

Mỗi nhân sự có một hồ sơ cố định: họ tên, ngày sinh, số căn cước, liên hệ, trình độ chuyên môn, vị trí và ngày bắt đầu làm việc. Hợp đồng lao động thì thay đổi theo thời gian: một người có thể có hợp đồng thử việc, rồi hợp đồng xác định thời hạn, rồi không xác định thời hạn. Nên lưu hợp đồng thành danh sách gắn với nhân sự, mỗi hợp đồng có trạng thái riêng, thay vì ghi đè thông tin cũ.

Cách này giúp trả lời nhanh các câu hỏi như: giáo viên A đã làm ở trường bao lâu, qua mấy lần ký hợp đồng, mức lương thay đổi thế nào.

Thông tin tối thiểu của một hợp đồng

Dù trường bạn dùng mẫu hợp đồng nào, phần theo dõi nội bộ nên có:

• Số hợp đồng và loại hợp đồng: thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn, thời vụ.
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc (nếu có).
• Lương cơ bản, các khoản phụ cấp và mức lương dùng để đóng bảo hiểm nếu khác lương cơ bản.
• Trạng thái: đang hiệu lực, hết hạn, đã chấm dứt.
• Bản scan hoặc ảnh chụp hợp đồng đã ký.
• Ghi chú: điều khoản đặc biệt, lý do chấm dứt sớm...

Không bỏ lỡ ngày hết hạn

Hợp đồng thử việc thường ngắn, và việc quên ngày kết thúc dẫn đến tình huống khó xử cho cả hai bên. Chủ trường nên có một danh sách hợp đồng sắp hết hạn trong 30 ngày tới để chủ động trao đổi với giáo viên về việc ký tiếp hay không. Nếu dùng phần mềm, danh sách này nên hiển thị ngay trên màn hình tổng quan thay vì phải tự nhớ.

Khi ký hợp đồng mới cho cùng một người, hợp đồng cũ nên được chuyển sang trạng thái hết hạn ngay để tránh hai hợp đồng cùng hiệu lực.

Minh bạch với giáo viên về lương và hợp đồng

Một thực tế ở nhiều trường là giáo viên không nhớ rõ hợp đồng của mình có những khoản gì, và mỗi lần thắc mắc lại phải hỏi văn phòng. Cho phép mỗi nhân sự tự xem hợp đồng và mức lương của chính mình, nhưng không xem được của người khác, là cách đơn giản để giảm hiểu lầm và tăng niềm tin.

Trong iKid, chủ trường quản lý hồ sơ nhân sự và danh sách hợp đồng của từng người với lương cơ bản, phụ cấp, lương đóng bảo hiểm; màn hình tổng quan nhắc hợp đồng sắp hết hạn; còn giáo viên đăng nhập và thấy hợp đồng, lương của riêng mình. Quyền xem lương của hiệu trưởng do chủ trường quyết định. Bạn có thể liên hệ để được tư vấn cách thiết lập phù hợp với trường mình.

Vài lưu ý về tuân thủ

Quy định về hợp đồng lao động, thời gian thử việc, bảo hiểm xã hội thay đổi theo thời gian và có những điểm riêng với ngành giáo dục. Phần mềm chỉ giúp bạn lưu và nhắc, không thay thế việc tham khảo văn bản hiện hành hoặc tư vấn của người có chuyên môn. Khi soạn hợp đồng, nên dùng mẫu được cập nhật và kiểm tra lại các mốc thời gian thử việc, thời hạn tối đa của hợp đồng xác định thời hạn theo quy định đang áp dụng.