Phân quyền trong trường mầm non: chủ trường, hiệu trưởng, giáo viên nên thấy gì?

Khi trường còn nhỏ, chủ trường kiêm luôn hiệu trưởng, kế toán và đôi khi cả giáo viên. Mọi thông tin nằm trong đầu một người. Nhưng khi trường có hai ba lớp trở lên hoặc chủ trường mở thêm cơ sở, việc ai được xem gì, sửa gì bắt đầu trở thành vấn đề: giáo viên vô tình thấy lương của đồng nghiệp, hiệu trưởng được thuê nhìn thấy toàn bộ tài chính, hay phụ huynh xem được thông tin của bé khác.

Phân quyền tốt không phải để giấu giếm, mà để mỗi người tập trung đúng việc của mình và thông tin nhạy cảm được bảo vệ đúng mức.

Bốn nhóm người dùng trong một trường mầm non

Hầu hết trường mầm non có thể mô tả bằng bốn nhóm, cộng thêm nhóm quản trị hệ thống nếu dùng phần mềm phục vụ nhiều cơ sở:

• Chủ trường: người sở hữu, chịu trách nhiệm pháp lý và tài chính. Cần thấy toàn bộ.
• Hiệu trưởng hoặc quản lý: điều hành chuyên môn và vận hành hằng ngày. Cần thấy học sinh, lớp, nhân sự, hoạt động; có thể không cần thấy lương và hợp đồng nếu chủ trường muốn giữ riêng.
• Giáo viên và bảo mẫu: làm việc trực tiếp với lớp được phân công. Chỉ cần thấy lớp của mình và thông tin cá nhân của chính mình.
• Phụ huynh: chỉ cần thấy con mình, và chỉ những phần liên quan đến việc chăm sóc bé trong ngày.

Chủ trường nên giữ gì cho riêng mình

Có ba nhóm thông tin chủ trường thường muốn kiểm soát trực tiếp: hợp đồng lao động và lương của nhân sự, việc tạo và khoá tài khoản người dùng, và thông tin pháp lý của cơ sở như giấy phép, mã số thuế. Những việc này không xảy ra hằng ngày nên chủ trường tự làm cũng không mất nhiều thời gian, trong khi rủi ro nếu giao nhầm người lại cao.

Cách phân quyền hợp lý là chủ trường mặc định có mọi quyền, còn hiệu trưởng được cấp từng quyền cụ thể. Trường nào tin tưởng hiệu trưởng hoàn toàn có thể cấp đủ; trường nào mới thuê quản lý có thể cấp dần.

Hiệu trưởng cần quyền gì để làm việc trôi chảy

Để hiệu trưởng không phải hỏi chủ trường mỗi ngày, bộ quyền tối thiểu thường gồm:

• Xem và chỉnh sửa hồ sơ học sinh, phụ huynh; xếp lớp, chuyển lớp.
• Tạo lớp, phân công giáo viên chủ nhiệm và bảo mẫu.
• Xem hồ sơ nhân sự (không nhất thiết kèm lương).
• Xem và thao tác điểm danh, ăn chiều, dặn thuốc, ngoài giờ của mọi lớp.
• Xem báo cáo tổng hợp để điều hành.

Giáo viên: chỉ lớp mình và hồ sơ của mình

Giáo viên cần một màn hình gọn: lớp của mình hôm nay, điểm danh, ai ăn chiều, ai cần cho uống thuốc, ai ở lại ngoài giờ. Việc thấy lớp khác không giúp ích gì mà còn làm rối và tăng rủi ro lộ thông tin bé.

Riêng với thông tin cá nhân, giáo viên nên được xem hợp đồng lao động và mức lương của chính mình. Điều này giảm hẳn những câu hỏi lặp lại với văn phòng và thể hiện sự minh bạch của nhà trường với nhân viên.

Phụ huynh: nhìn thấy con, không nhìn thấy lớp

Tài khoản phụ huynh chỉ nên hiển thị bé của họ: trạng thái điểm danh, giờ đến giờ về, ăn chiều, dặn thuốc, ngoài giờ và hồ sơ cơ bản. Những thao tác phụ huynh được làm nên giới hạn ở việc đăng ký dịch vụ cho con mình trong khung thời gian hợp lý, ví dụ đăng ký ăn chiều cho hôm nay hoặc ngày mai.

Một gia đình có hai bé học cùng trường nên được liên kết vào một tài khoản để không phải đăng nhập hai lần.

Áp dụng trên phần mềm

Phần mềm quản lý mầm non nên hỗ trợ sẵn mô hình trên thay vì để nhà trường tự xoay xở. Trong iKid, chủ trường mặc định có toàn quyền trong cơ sở của mình và cấp từng quyền cho hiệu trưởng hoặc quản lý qua một bảng chọn; giáo viên tự động chỉ thấy lớp được phân công và xem được hợp đồng, lương của chính mình; phụ huynh chỉ thấy con mình. Nếu chủ trường có nhiều cơ sở, mỗi cơ sở là một không gian dữ liệu riêng. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại trang tính năng hoặc liên hệ để được tư vấn mô hình phù hợp.